Ngày 05/3/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm 7 Chương, 38 Điều. Công tác văn thư được quy định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Nghị định có những điểm mới lưu ý sau:
I. VỀ QUY ĐỊNH CHUNG
1. Phạm vi điều chỉnh
Nghị định bổ sung thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; thiết bị này được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
2. Giải thích từ ngữ
Nghị định đã bổ sung giải thích một số từ ngữ như: “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định; “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định; “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư
Công tác văn thư được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất theo quy định của pháp luật. Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Với văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn thư cơ quan được bổ sung thêm nhiệm vụ quản lý thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.
II. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Các loại văn bản hành chính
Nghị định quy đinh 29 loại văn bản hành chính sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công (bổ sung thêm 01 loại văn bản: Phiếu báo; giảm 04 loại văn bản: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ so với Nghị định 09/2010/NĐ-CP).
2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
– Chỉ sử dụng khổ giấy A4 A4 (210mm x 297mm) cho tất cả các loại văn bản hành chính.
– Phông chữ bắt buộc: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
– Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.
– Thay đổi cách đánh số trang văn bản: Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
– Yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản: Ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản (Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành); trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.
– Chữ ký của người có thẩm quyền: Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền. Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt cạnh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo; nếu không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phải thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo; vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
– Quy định về Phụ lục: Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục nếu văn bản kèm theo Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử; đối với văn bản Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo.
– Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen. Nếu văn bản có Phụ lục kèm theo thì phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó; thông tin chỉ dẫn gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và được đặt canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen (văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này).
3. Về soạn thảo và ký ban hành văn bản
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng (không ghi chức danh cấp phó phụ trách).
4. Về viết hoa trong văn bản hành chính
Nghị định bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa cụ thể như:
– Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.
– Tên địa lý trường hợp viết hoa đặc biệt: Thành phố Hồ Chí Minh.
– Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.
– Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều (không viết hoa chữ cái đầu của khoản, điểm).
– Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số. Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,…
III. QUẢN LÝ VĂN BẢN
1. Về quản lý văn bản đi
– Cấp số văn bản: Văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định; văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; văn bản điện tử cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
– Lưu văn bản đi điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy; n ếu chưa đáp ứng quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
2. Về quản lý văn bản đến
Nghị định bổ sung Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định này. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
3. Sao văn bản
– Các hình thức bản sao được quy định trong Nghị định gồm sao y, sao lục, trích sao.
– Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Giá trị pháp lý của bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
– Thẩm quyền sao văn bản: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Đính chính văn bản đi
Nghị định quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
5. Thu hồi văn bản
Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử , trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
6. Kinh phí cho công tác văn thư
Đây là điểm mới quan trọng trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP, theo đó các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.
Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc như mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.
Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư hết hiệu lực từ ngày Nghị định này có hiệu lực pháp luật./.
Thanh Bình (TH)
